Руководство по использованию онлайн-касс

В этой статье вы узнаете:

• Как подключить онлайн-кассу
• Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
• Как пользоваться онлайн-кассой
• Как подключить эквайринг к онлайн-кассе
• Как сделать коррекцию чека на онлайн-кассе
• Как сделать возврат по онлайн-кассе
• Как правильно пробить аванс по онлайн-кассе
• Как отменить чек на онлайн-кассе
• Как снять с учета онлайн-кассу

Как подключить онлайн-кассу

Обязательный инструмент торговли – онлайн-касса. Это основное устройство, которое используется для проведения операций и печати чеков.

Современные онлайн-кассы часто представлены в виде смарт-касс, которые похожи на смартфоны или планшеты. Они объединяют функции полноценного кассового аппарата с сенсорным дисплеем, принтером для печати чеков и встроенным банковским терминалом для приёма платежей по картам и другим устройствам.

Другое обязательное устройство ККТ – фискальный накопитель. Чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных. Срок действия ФН может составлять 36 месяцев для всех товаров или 15 месяцев для подакцизных товаров, сезонной работы или автономного режима в отдалённой местности. Упрощает процесс учёта продаж, формирует чеки и передает данные в налоговую инспекцию.

Выбор и покупка онлайн-кассы

Первым шагом является выбор подходящей модели онлайн-кассы. При выборе учитывают вид деятельности, количество товаров или услуг, а также условия торговли. Онлайн-кассу приобретают только у официального поставщика.

Получение квалифицированной электронной подписи

Для работы с современной кассой необходимо иметь КЭП – квалифицированную электронную подпись. Её можно получить в налоговой инспекции, предоставив необходимые документы: Паспорт гражданина РФ, СНИЛС, ИНН, токен.

Заключение договора с оператором фискальных данных

Для передачи данных о продажах в налоговую необходимо заключить договор с ОФД. Оператор будет выступать в роли посредника между онлайн-кассой и ФНС.

Подключение онлайн-кассы к интернету

Онлайн-касса подключается к интернету для передачи данных в налоговую службу. Подключение возможно через Wi-Fi или интерфейс Ethernet.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции

После подключения онлайн-кассы необходимо зарегистрировать её в налоговой инспекции. Для этого нужно заполнить заявление и предоставить необходимые документы.

Подробнее о регистрации кассы.

Синхронизация онлайн-кассы с ОФД

После заключения договора с ОФД потребуется синхронизировать онлайн-кассу с оператором. Для этого нужно ввести данные о кассе в личном кабинете ОФД.

Тестирование

Перед началом работы важно протестировать онлайн-кассу, чтобы убедиться в её работоспособности.

Подключение современного кассового оборудования требует внимательности и четкого соблюдения всех требований.

Следует знать, что не все кассовые аппараты, представленные на рынке, имеют официальное разрешение государства для проведения наличных расчётов. Использование кассового оборудования, которое не внесено в Государственный реестр контрольно-кассовой техники, влечёт за собой штрафы.

Прежде чем подключить кассовое оборудование, необходимо удостовериться, что оно соответствует всем техническим требованиям и зарегистрировано в налоговых органах. Процесс регистрации ККТ включает подачу заявления в налоговую инспекцию, предоставление паспорта ККТ и договора о технической поддержке. После успешного оформления выдаётся карточка регистрации, а в паспорте ККТ делается отметка о постановке на учёт.

Подробнее о подключении онлайн-кассы.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Регистрация контрольно-кассовой техники – обязательный процесс для предпринимателей, которые ведут расчёты наличными или с помощью платёжных карт. Он предполагает несколько этапов, начиная от выбора модели ККТ и заканчивая началом работы с ней.

Выбор модели ККТ

Перед покупкой современной онлайн-кассы важно убедиться, что выбранная модель включена в Государственный реестр контрольно-кассовой техники. Необходимо соответствие требованиям законодательства, тогда появляется возможность регистрации ККТ.

Подготовка к регистрации

Приобретаем ККТ с фискальным накопителем и заключаем договор на техническую поддержку с уполномоченным лицом. Оформляем квалифицированный электронный ключ (КЭП), если планируется подача заявления онлайн.

Подготавливаем документы. Для регистрации онлайн-кассы понадобятся следующие документы:

• Заявление на регистрацию кассовой техники;
• Паспорт заявителя (ИП, руководителя организации или законного представителя);
• Технический паспорт онлайн-кассы и фискального накопителя;
• Договор с ОФД;
• Договор аренды или другой документ, подтверждающий адрес установки контрольно-кассовой техники;
• Печать (при наличии).

Если от лица руководителя организации либо ИП действует законный представитель, в перечне документов должна содержаться нотариально заверенная доверенность.

Подача заявления

Заявление о регистрации ККТ подаётся в Федеральную налоговую службу лично, направляется по почте или подаётся онлайн через личный кабинет на сайте ФНС или оператора фискальных данных. Удобный способ оформления – онлайн на сайте налоговой службы.

В заявлении указываются просьба зарегистрировать ККТ, код Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКЭВД), контактные данные и подтверждение достоверности представленных сведений.

Особые параметры применения ККТ

В зависимости от специфики деятельности, могут потребоваться дополнительные параметры использования ККТ, например, указание территории, где будет использоваться касса.

Перед подачей заявления необходимо выбрать ОФД, который будет обрабатывать фискальные данные вашей кассы.

Получение регистрационного номера

После подачи заявления ФНС присваивает ККТ регистрационный номер.

Далее необходимо сформировать отчёт о регистрации ККТ, который включает данные о самой кассе, фискальном накопителе и другие сведения.

Получение карточки регистрации ККТ

Оформление кассы успешное – в личный кабинет поступает карточка регистрации ККТ.

Заключительный этап – регистрация ККТ в ОФД, которая может быть выполнена онлайн.

После выполнения всех этапов можно приступать к работе с кассой.

Важно помнить, что ошибки при заполнении заявления или выборе модели ККТ могут привести к необходимости повторной регистрации или замене фискального накопителя. Поэтому рекомендуется тщательно проверять все данные перед подачей заявления.

Как пользоваться онлайн-кассой

Использование онлайн-кассы предполагает три ключевых момента: открытие рабочей смены, выдача чеков и закрытие смены.

Перед открытием смены необходимо проверить наличие всех необходимых материалов: чековой ленты, купюр и монет для сдачи. Убедиться, что касса готова к работе.

Открытие смены производится путём формирования соответствующего фискального документа. Он содержит информацию о дате и времени начала смены, номере смены, фамилии кассира и других обязательных данных. В зависимости от используемого программного обеспечения, этот процесс может быть автоматизирован или требовать ручного ввода данных.

После успешного открытия смены кассир может приступать к обслуживанию клиентов и формированию чеков. Следует помнить, что открыть новую смену невозможно без закрытия предыдущей.

Одним из основных преимуществ онлайн-касс является возможность быстрой и удобной выдачи чеков покупателям. Чеки содержат всю необходимую информацию о покупке: дату, время, сумму, наименование товара и другие сведения. Официальные бумаги, которые подтверждают факт покупки, отражают все необходимую информацию о ней.

Процесс выдачи чеков в онлайн-кассе происходит автоматически после совершения покупки. Кассир вводит данные о покупке в кассовый аппарат, и он формирует чек. Затем кассир выдаёт чек покупателю.

Оплата прошла успешно – формируется чек прихода. Но, в зависимости от ситуации, формируются и другие подобные документы. Например, касса не сработала во время покупки или сумма на бумаге не соответствовала цене товара – выдается чек коррекции. При возврате товара – соответствующий чек.

Чтобы закрыть смену, в зависимости от модели онлайн-кассы, нужно перейти в соответствующий раздел меню или нажать определённую комбинацию клавиш. Обычно эта функция называется «закрыть смену» или «завершить смену».

Тогда аппаратом будет сформирован документ – отчет о закрытии смены. Содержит информацию о выручке, принятых наличных и электронных средствах, общей сумме НДС по проданным товарам, данные о количестве чеков, выданных за смену, и т.д.

Информация из отчёта о закрытии направляется в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных в режиме реального времени.

Смена длится 24 часа, не более. При круглосуточной работе кассы все равно после 24 часов смена закрывается, подготавливается и отправляется отчет, и сразу открывается новая.

Подробнее о том, как работать с онлайн-кассой.

Как подключить эквайринг

В наше время большинство людей выбирают безналичный способ оплаты. Это удобно, безопасно и экономит время. При оплате картой не нужно носить с собой наличные, поэтому снижается риск потерять или украсть деньги. К тому же многие магазины и сервисы предлагают скидки или бонусы при оплате картой.

Так вот, чтобы организовать безналичный прием платежей, предпринимателю или компании нужно подключить эквайринг.

Это система, которая позволяет продавцам принимать оплату банковскими картами и другими способами безналичного расчёта. В этой системе участвуют четыре стороны: продавец, банк-эквайер, покупатель и банк-эмитент, который выпустил карту покупателя.

Система работает следующим образом:

• Покупатель оплачивает товар или услугу банковской картой или другим способом безналичной оплаты.
• Платёжные данные передаются через терминал или специальное приложение в процессинговый центр банка-эквайера.
• Банк-эквайер отправляет платёжные данные в банк-эмитент для проверки.
• Если платёж одобрен, деньги перечисляются на счёт продавца.

Стоимость эквайринга зависит от вида услуги, размера комиссии и условий договора с банком-эквайером.

Чтобы подключить эквайринг, нужно сделать несколько шагов:

• Подготовить документы. Понадобятся паспорт для индивидуальных предпринимателей, учредительные документы для юридических лиц, доверенность для представителей и договор аренды торговой площади. Если вы уже клиент банка, может потребоваться только ваша электронная подпись.
• Подать заявку на официальном сайте выбранного банка.
• Подписать договор с банком после одобрения заявки. Это можно сделать удалённо или в отделении банка, в зависимости от типа эквайринга и условий банка.
• Установить оборудование. Рекомендуем обратиться в специализированный сервис. Технический специалист грамотно настроит оборудование и обучит персонал.
• Протестировать и запустить эквайринг. Проведите тестовые операции, чтобы убедиться, что всё работает корректно.

Условия подключения и требования к документам могут отличаться в зависимости от выбранного банка и типа эквайринга. Рекомендуем обратиться в банк за актуальной информацией и помощью в подключении.

Подробнее об эквайринге смотрите здесь.

Как сделать коррекцию чека на онлайн-кассе

Чек коррекции на онлайн-кассе – это инструмент, который позволяет исправить ошибки в фискальных документах. Например, если была допущена ошибка в сумме или наименовании товара. Это важная функция для любого бизнеса, который использует кассовую технику.

Когда нужен чек коррекции?

Чек коррекции потребуется в таких ситуациях:

• Если в ранее выданном чеке обнаружена ошибка. Например, неправильно указана сумма покупки, способ расчёта или дата формирования документа.
• Если чек не был выдан по каким-либо причинам, например, из-за проблем с электричеством.

Использование корректирующего документа зависит от фискального формата. Если применяется ФФД 1.05 и чек не был выдан ранее, то документ коррекции формируют сразу. Если же в чеке, оформленном в формате ФФД 1.05, обнаружена ошибка, то сначала нужно подготовить чек возврата, а потом – чек коррекции с правильными данными. При использовании форматов ФФД 1.1 и 1.2 чек коррекции нужен для правки информации, которая уже была передана в налоговую или не отправилась вовремя.

Чтобы получить чек коррекции, нужно сделать несколько шагов:

• Определите тип ошибки. Если не пробили чек или допустили ошибку в первоначальном чеке, вам необходимо оформить документ коррекции.
• Выберите формат фискальных документов. Например, ФФД 1.05 или 1.2.
• Используйте специальное меню на кассе. Перейдите в раздел «Настройки», «Обслуживание кассы, «Дополнительные операции».
• Создайте чек коррекции. Выберите тип коррекции (например, «Самостоятельно» или «По предписанию ФНС») и укажите причину.
• Введите необходимую информацию: сумму, ставку НДС, товары, которые были проданы без чека или с ошибкой, и способ оплаты.
• После ввода всех данных сохраните и распечатайте чек коррекции.

Формирование чеков коррекции является обязательным требованием для большинства предпринимателей, использующих онлайн-кассы. Это позволяет правильно отразить финансовые операции и избежать штрафов со стороны налоговых органов.

Каждый случай коррекции уникален, поэтому процедура может немного отличаться в зависимости от типа онлайн-кассы и условий её использования. Перед началом работы рекомендуем ознакомиться с инструкцией по эксплуатации конкретной модели кассы.

За нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники предусмотрены штрафы. Поэтому важно соблюдать все требования законодательства и своевременно оформлять фискальные документы.

Подробнее об оформлении чеков коррекции читайте здесь.

Как сделать возврат по онлайн-кассе

В розничной торговле возврат товара – обычное дело. Товар могут вернуть из-за брака, ошибки в заказе или по любой другой причине.

Оформление заявления на возврат

Покупателю нужно вернуть товар. Он заполняет заявление, в котором указывает свои данные, наименование товара, причину возврата и номер кассового чека. Заявление подписывается покупателем.

Продавец создаёт чек на возврат, в котором указывает наименование товара, его стоимость и признак расчёта «возврат прихода». Чек распечатывается и выдаётся покупателю.

Продавец возвращает покупателю деньги за товар. Если товар был оплачен наличными, продавец выдаёт деньги из кассы. Если оплата была произведена банковской картой, деньги возвращаются на карту покупателя.

Продавец сохраняет все документы, связанные с возвратом товара: заявление на возврат, чек на возврат и документы, подтверждающие оплату. Эти документы необходимо хранить в течение трёх лет. Обязательно отражает возврат товара в отчётности, внося соответствующие изменения в кассовую книгу и журнал учёта доходов и расходов.

Как действовать при частичном возврате и замене

Покупатель оплатил четыре товара, но потом дома заметил, что чек пробит на пять позиций. Он возвращается в магазин. Кассиру нужно убрать из чека лишнюю позицию и вернуть переплату.

Если касса работает с форматом фискальных данных 1.1, то для корректировки информации подойдет чеки коррекции. Если же формат — 1.05, используют обычные чеки. Уточнить формат фискальных данных вашей кассы можно в реестре налоговой службы.

Итак, как оформить частичный возврат:

• Формируем чек «Возврат прихода» на всю сумму;
• Выдаем покупателю новый чек с правильной информацией о покупке и возвращаете ему переплату;
• Составляем служебную записку, в которой указываем, что именно было не так в первоначальном чеке и что были выданы ещё два чека: «Возврат прихода» и новый чек с правильной суммой покупки.

Теперь при частичной замене.

Формируем чек с признаком расчёта «возврат прихода» на товар, подлежащий обмену. В способе оплаты выбираем «встречное предоставление».

Готовим чек с признаком расчёта «приход», где указывает наименование заменяемого товара. А в способе оплаты выбираем также «встречное предоставление».

Оформление возврата на онлайн-кассе имеет большое значение. Помогает избежать юридических и налоговых проблем, а также претензий со стороны контролирующих органов.

Если возврат оформлен правильно, это поддерживает доверие между продавцом и покупателем. А ещё это способствует формированию положительного имиджа компании и долгосрочному сотрудничеству.

Подробнее об оформлении возврата на онлайн-кассе читайте здесь.

Как правильно пробить аванс по онлайн-кассе

Чтобы оформить аванс через онлайн-кассу, нужно проявить внимательность и скрупулёзность.

Аванс - это предоплата, которую покупатель вносит до получения товара или услуги.

Для правильного оформления необходимо указать соответствующий признак расчёта в фискальном документе, например, «аванс». Также нужно заполнить тег 1214, который определяет конкретный вид предоплаты.

Если аванс не был полностью использован при окончательном расчёте, следует указать сумму зачёта аванса по тегу 1215. Это позволит корректно отразить финансовые операции и избежать возможных проблем с налоговой инспекцией.

Кроме того, при оформлении важно указать точную сумму предоплаты. Поможет избежать недоразумений и конфликтов с клиентами в дальнейшем.

При поступлении аванса

Оформление аванса на онлайн-кассе – важный этап в процессе покупки товара или услуги. Позволяет покупателю внести часть стоимости заранее, а продавцу – получить уверенность в том, что товар или услуга будут оплачены.

Когда пришла предоплата или аванс, ответственное лицо на кассовом оборудовании формирует чек с соответствующими пунктами:

• «Предоплата 100%»,
• «Предоплата»
• или «Аванс».

Чтобы зафиксировать факт получения денежных средств и определить условия дальнейшей сделки.

После отгрузки товара или выполнения услуги создается закрывающий фискальный документ с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Этот признак допустимо и не отражать в чеке, что распечатается и будет предоставлен при отгрузке. Упрощает процесс оформления документов и сокращает время на обработку данных.

При окончательном погашении кредита необходимо сформировать чек, который завершает процесс расчёта. Операция, чтобы завершить сделку и подтвердить выполнение всех обязательств перед покупателем.

Следует подчеркнуть, что затраты на доставку товара могут входить в сумму предоплаты. Вариант выгоден покупателю, поскольку он может сразу оплатить полную стоимость товара вместе с его доставкой. Кроме того, может самостоятельно организовать транспортировку, однако в таком случае на него ложатся соответствующе расходы.

Оформление возврата аванса

Если покупатель отказывается от уже оплаченного товара полностью или частично – пишет заявление о возврате на имя продавца. В заявлении он указывает свои личные данные, данные паспорта, причину возврата, а также название товара и сумму, которую необходимо вернуть.

Продавец оформляет накладную в двух экземплярах - для себя и покупателя, и создаёт кассовый чек с признаком расчёта «возврат прихода». В этом чеке он указывает, какой именно платёж возвращается: «аванс», «предоплата 100 %» или «частичная предоплата».

Еще оформляется чек возврата аванса при ошибке кассира. Он должен пробить новый чек с правильными данными. Параллельно заполняется форма для налоговой, в которой указывается причина составления двух кассовых документов.

Оформление чека возврата и нового чека с правильными данными, а также заполнение формы для налоговой позволяют учесть все нюансы продажи и предоставить корректную информацию о ней.

Все подробности об оформлении аванса на онлайн-кассе читайте здесь.

Как отменить чек на онлайн-кассе

Отмена чека на онлайн-кассе — это процедура, которая позволяет исправить ошибки, допущенные при продаже товара или услуги. Она может понадобиться, если покупатель вернул товар, если была допущена ошибка в цене или количестве товара, или если случилась продажа по ошибке.

Отмена фискального документа на новом контрольно-кассовом оборудовании предполагает ряд действий:

• Определяемся с причиной отмены.
• Проводим операцию до передачи данных в фискальный накопитель.
• Используем специальную функцию на ККТ.
• Печатаем фискальный документ с надписью «Чек аннулирован».
• Фиксируем отмену в журнале учёта.

После отмены касса автоматически распечатает чек с надписью «Чек аннулирован». Этот документ храним для отчётности.

Процедура возврата зависит от модели ККМ. Например, мобильная касса Атол FPrint-90АК. Нажимаем на «РЕ», должен появиться «Выбор». После чего жмем два раза на единицу и кнопку итога. В устройстве активируется режим кассы. Последовательно нажимаем на «ВЗ», «ВВ» и «ИТ».

В кассе нет функции возврата по безналичному расчёту – придётся обменять возвращённый товар на наличность. Готовим чек возврата. То же самое при возвращении товара на следующий день или позже.

Денежные средства за покупку не поступили на счёт организации и остаются у банка – именно последний отвечает за их возврат.

При возврате кассир обязан составить объяснительную записку или предложить покупателю написать заявление, вне зависимости от способа оплаты.

В заявлении должны быть отражены номер чека (БСО) и сумма.

После оформления и фискализации чека (приёма оплаты или выдачи наличных) отменить его через ПО кассы нельзя. Согласно закону № 54-ФЗ ст. 4.3 п. 4, для внесения исправлений в фискальные данные задействуются чеки коррекции.

Если возникли проблемы с электричеством или интернетом и невозможно воспользоваться онлайн-кассой, произошла техническая ошибка или операция была выполнена несколько раз, а также если кассир неправильно пробил чек, указав неверную цену или количество товара, то необходимо провести корректирующую операцию.

Позволяет исправить ошибки в чеках, выданных онлайн-кассой, а также в случаях, когда фактическая выручка не совпадает с суммой по чекам.

Для каждого случая корректирующей операции необходимо составить объяснительную записку. В ней нужно указать дату нарушения, номер и модель ККМ, сумму и номер фискального документа.

Если используется ФСД 1.05, то исправить ошибки в чеках нельзя. Нужно выдать новые фискальные листы с верными данными.

Чтобы исправить чек с соответствующим признаком, который свидетельствует о получении оплаты от клиента, следует создать чек с расчётным описанием «возврат чека», где фискальный признак исходного документа указан тегом 1192, и оформить новый чек с признаком «приход».

Подробнее об аннулировании чека читайте здесь.

Как снять онлайн-кассу с учета

Закрытие ИП или компании – в этом процессе важно не только завершить все операции, рассчитаться с сотрудниками, ликвидировать активы, получить документы о ликвидации. Необходимо своевременно и правильно снять онлайн-кассу с учета. В противном случае не исключена административная ответственность. Также официальное снятие ККТ с учета необходимо при краже или утере оборудования, передаче или продаже его. Это важный шаг для предпринимателя, который освобождает его от обязательств перед налоговыми органами.

Чтобы снять кассу с учёта, необходимо сделать несколько шагов:

• Определить причину снятия кассы с учёта.
• Подготовить документы (в зависимости от причины это может быть договор купли-продажи, свидетельство о прекращении деятельности и т. д.).
• Сформировать заявление в ФНС. Отразить в нём модель кассы, данные фискального накопителя, причину снятия с учёта и другую необходимую информацию.
• Отправить заявление. Если вы подаёте его лично, убедитесь, что его приняли. Если отправляете дистанционно, дождитесь подтверждения получения заявления от ФНС.
• Дождаться решения налоговой инспекции. Заявление должны рассмотреть в течение 30 дней.
• Получить уведомление о снятии кассы с учёта после принятия положительного решения.

Есть техническая часть вопроса. Потребуется обязательно последний отчёт с фискального накопителя. Снять его можно через встроенное программное обеспечение кассы, выбрав пункт «Закрытие ФН». Проконтролируйте, что все фискальные документы переданы в ОФД, сохраните и распечатайте отчёт, он потребуется для заявления в ФНС. Извлеките фискальный записывающий модуль после формирования отчёта. Храните его не менее 5 лет.

Далее составьте заявление в ФНС о снятии кассы с учёта. Укажите причину этого решения. Заявление заполняется на бланке 1110062. Документ можно отнести в налоговую инспекцию самостоятельно или воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Или на официальном сайте вашего оператора фискальных данных, если он предусматривает такую возможность.

Приложите необходимые документы, которые подтверждают причину снятия кассы с учёта. Например, если касса была украдена или утеряна, предоставьте документ, который подтверждает обращение в полицию.

Сроки подачи заявления зависят от причины снятия кассы с учёта:

• При продаже или аренде – 1 рабочий день;
• При потере или краже – также 1 день;
• При поломке — 5 рабочих дней.

Днём снятия с учёта считается получение специальной карточки. Ее ФНС отправит в электронном виде в течение 10 дней. Но вы можете забрать распечатанный документ в отделении налоговой службы.

В карточке будут отражены такие данные: название организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, ИНН, модель онлайн-кассы, заводской номер кассового аппарата и дата снятия с регистрационного учёта.

Важно помнить, что нарушение сроков может привести к штрафам. А в случае кражи или утери кассы без своевременного снятия с учёта все чеки, сформированные новым владельцем, будут учтены в доходах первоначального владельца.

Подробнее о снятии онлайн-кассы с учета читайте здесь.