Как правильно пробить аванс (предоплату) по онлайн-кассе
Принимая платежи за товары или услуги, следует внимательно проводить каждую операцию и готовить соответствующую документацию. Это особенно значимо при оформлении аванса и предоплаты на онлайн-кассе.
Аванс и предоплата представляют собой способы расчёта, предполагающие внесение частичной или полной оплаты до получения товара или услуги. Они широко применяются в различных областях деятельности – в торговле, сфере услуг, строительстве и многих других.
При оформлении на онлайн-кассе необходимо следовать определённым правилам и требованиям законодательства. В частности, требуется использовать контрольно-кассовую технику, соответствующую Федеральному закону № 54-ФЗ. Не менее важно корректно оформлять кассовые документы – чеки и отчёты.
Аванс и предоплата – различие понятий
Аванс и предоплата иногда используются как взаимозаменяемые понятия, но между ними есть разница.
Аванс — это деньги, которые заказчик платит исполнителю до того, как работа начнётся. Эта сумма учитывается в окончательной стоимости по договору и обычно составляет до 50 % от неё. В этом случае покупателю также выдают кассовый чек, но он немного отличается от стандартного.
Предоплата — это полная или частичная оплата товара или услуги до их фактической передачи покупателю. То есть, в отличие от аванса, предоплата может покрывать всю стоимость товара или услуги.
После передачи товара или результатов работы продавец должен выписать дополнительный чек, чтобы учесть ранее внесённую предоплату.
Признак способа расчета
Чек, сформированный современной онлайн-кассой, должен обязательно содержать указание способа расчёта – тег 1214.
В приказе ФНС № ЕД-7-20/622@ они отражены:
- Полная предоплата — это оплата товара или услуги в полном объёме до их передачи покупателю.
- Частичная предоплата — внесение только части средств за товар или услугу до их передачи покупателю.
- Аванс — это форма предоплаты, которая используется, когда невозможно заранее определить объём товаров, работ или услуг.
- Полный расчёт — оплата товара или услуги в полном объёме в момент их передачи покупателю. Этот признак также применяется, если часть оплаты была получена ранее, а остальная часть — в момент передачи товара или услуги. В этом случае в документе будет заполнен тег 1215, который отражает ранее полученные суммы, идущие в зачёт.
- Частичный расчёт и кредит — схема, при которой покупатель вносит часть стоимости товара или услуги в момент их передачи, а оставшуюся сумму оплачивает в кредит.
- Передача в кредит — товар или услуга передаются покупателю полностью в кредит, без каких-либо частичных платежей.
- Оплата кредита — это процесс возврата покупателем денежных средств за товар или услугу, проданные ему в кредит.
Признак способа расчета очень важен, поскольку позволяет отслеживать и контролировать оплату.
Значение «1» у тега 1214 указывает на то, что оплата была произведена полностью заранее. Значение «4» – оплата была произведена при получении товара или услуги.
Корректное указание способа расчёта помогает избежать ошибок в учёте и налогообложении, а также обеспечивает открытость финансовых операций для всех участников сделки.
Правильное оформление чека
Стандартные реквизиты, само собой, должны быть отражены в чеке: наименование, ИНН продавца, номер смены, дата, время и место расчёта.
Для организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих на общей системе налогообложения (ОСНО), дополнительно необходимо указать расчётную ставку НДС (тег 1199) и сумму налога (тег 1106 или 1107).
Обычно в чеке не указываются данные покупателя. Это необходимо только при расчётах с организациями и индивидуальными предпринимателями по карте или наличными.
Обратите внимание, в фискальном документе есть реквизиты, которые меняются в зависимости от формы расчёта.
Если это чек на предоплату, то в нём должен быть указан признак расчёта «приход». Признак способа расчёта зависит от вида полученной предоплаты. Для полной предоплаты – «предоплата 100 %» или «1». Для частичной – «предоплата» или «2».
Аванс – не определен точно перечень оплаченных товаров – «аванс» или «3».
Соответственно, в чеке будет наименование товара или услуги, если это полная или частичная предоплата. При авансе наименование можно не указывать: нет возможности определить, за что именно были получены деньги.
Стоимость единицы товара и общая сумма покупки определяются размером предоплаты. Эти значения будут совпадать с ценой из прейскуранта только при условии полной предоплаты. Если же предоплата была внесена за несколько товаров, её сумму распределяют между ними пропорционально стоимости.
Сумма в чеке определяется суммой, выплаченной покупателем.
Поскольку НДС учитываются во всех показателях, в поле 1199 указывают расчётную ставку «20/120» или «10/110». При освобождении от уплаты НДС, соответственно, данный тег в чек не добавляют.
Чек на зачет предоплаты
В соответствии с письмом ФНС России от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@, чек для учёта предоплаты требуется только при расчётах с физическими лицами. Если же предоплата поступила от юридического лица или индивидуального предпринимателя, то повторно выдавать чек при передаче товара не нужно, так как это не является оплатой наличными или через электронные платёжные системы.
Продавец выдаёт чек на зачёт предоплаты, когда покупатель получает оплаченные товары, работы или услуги. В фискальном документе отображается общая сумма расчёта с учётом ранее внесённой предоплаты.
Какие данные указываются:
- Признак расчёта при зачёте – «приход»
- Признак способа расчёта – «полный расчет» или «4». В форме фискальных документов ФФД 1.05 значение «полный расчёт» можно не заполнять ни в бумажных, ни в электронных чеках.
- Название товара или услуги – обязательно указывается, поскольку при зачёте продавец точно понимает, за что именно он получает оплату от клиента.
- Признак предмета расчёта – определяется тем, что именно купил клиент: «1» — товар, «2» — работа, «3» — услуга.
- Сумма расчёта – равна цене товара, работы или услуги.
- Цена за единицу и стоимость предмета расчёта – ставят актуальные цены, а не суммы, уплаченные в момент отгрузки.
- НДС – рассчитывается по стандартным ставкам 20 % или 10 %, а не по расчётным, как это было в чеке на предоплату.
В чеке предоплаты – сумма, которую продавец получил от покупателя в рамках первого расчёта.
Покупатель не оплачивает оставшуюся часть суммы за товар, в чеке в графе «Признак расчёта» указывается «5» или «Частичный расчёт и кредит». Также появляется графа «Сумма по чеку с постоплатой» (тег 1216), где фиксируется сумма долга за товар.
Возврат предоплаты
Обычное дело – покупатель решил отказаться от покупки и попросил вернуть предоплату. В такой ситуации продавец должен оформить чек в момент возврата средств.
Такой фискальный документ оформляется без лишних сложностей, ведь он практически идентичен тому, который был выдан при получении предоплаты. Это позволяет избежать путаницы и ошибок. Признак расчета «возврат прихода». Клиенту необходимо подготовить заявление, в котором будет указаны фамилия, имя и отчество, паспортные данные и причина возврата.
Если предоплата была внесена безналичным способом, то и возврат должен быть осуществлён на те же реквизиты.
Оформление при переводе на расчетный счет
Разберем другую ситуацию: клиент отправляет средства на расчётный счёт поставщика. Нужная сумма поступает не сразу, а через некоторое время. Из-за этого при внесении предоплаты возникают вопросы: когда нужно выписать чек на аванс? После перевода денег или после их поступления на счёт продавца?
В соответствии с пунктом 5.4 статьи 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно сформировать не позднее рабочего дня, следующего за днём расчётов, но не позже момента передачи товара.
Поставщик может определить, что поступил аванс из банковской выписки, которая доступна для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт. Так он сможет установить личность клиента и его заказ, а затем оформить чек. Эти действия соответствуют законодательству.
Продавец отправляет товар через курьерскую службу
Отправка товара клиенту с помощью курьерской службы. Чек на предоплату выдаёт поставщик. Но здесь появляется вопрос: кто должен выдать чек на отгрузку –продавец или курьер?
Оформление чека при передаче товара является обязанностью курьерской службы, так как применять контрольно-кассовую технику должно лицо, осуществляющее расчёты с покупателем. Об этом ясно сказано в п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ. Поскольку доставка заказа в счёт предоплаты относится к расчётам и выполняется курьером, то и чек должен пробить именно он.
Данное требование закона направлено на обеспечение прозрачности и достоверности финансовых операций, а также на защиту прав потребителей. Пробивая чек, курьер подтверждает факт передачи товара покупателю и фиксирует сумму расчёта.
Но на практике происходит несколько иначе: чек оформляется продавцом при передаче товара курьеру. После этого фискальный документ направляется клиенту, отправляется в электронном виде или передается лично курьером в бумажном варианте, что тоже допустимо.
Одни чек на все авансы
Компании и индивидуальные предприниматели могут оптимизировать процесс учёта авансовых платежей, пользуясь преимуществом, что предусмотрено законодательством. Вместо того чтобы выписывать отдельный чек на каждый полученный аванс, есть возможность сформировать один фискальный документ на все авансы, полученные за определённый период. Чтобы упростить бухгалтерский учёт и сократить время и усилия, необходимые для оформления чеков.
Однако это преимущество доступно для определенных видов деятельности. Например: организация культурно-массовых мероприятий, пассажирские и грузовые перевозки, услуги коммуникации, цифровые услуги, упомянутые в статье 174.2 Налогового кодекса Российской Федерации. Еще деятельность управляющих и коммунальных служб, обеспечение охранных услуг и систем безопасности, сфера образования.
По завершении отчётного периода, во время которого поступали авансовые платежи, можно выписать единый чек на все полученные авансы. На это даётся 10 дней. Такой подход упрощает бухгалтерский учёт и контроль за финансами.
