Как подключить онлайн-кассу

С онлайн-кассой удобнее и надежнее, однако важно ее правильно подключить. Если в этом допустить ошибку, оборудование будет неправильно функционировать, фискальный накопитель может сломаться, а компания – получить серьезный штраф.

Что потребуется для подключения

Для успешного подключения важно правильно выбрать оборудование – ККТ с фискальным накопителем. Здесь учитываем несколько ключевых моментов:

• Тип бизнеса и особенности расчетов. Например, для небольшого магазина у дома подойдет автономная касса с возможностью приема платежей картой. Если у вас служба доставки цветов или интернет-магазин, который работает на выезде, лучше выбрать облачную кассу. Для крупного оптового магазина потребуется стационарная касса, которая будет подключена к специализированному программному обеспечению для автоматизации учета.
• Условия торговли. Если ваше торговое помещение небольшое, удобнее будет использовать смарт-терминал. Если же вы торгуете на улице, то лучше выбрать автономную кассу или кассу с возможностью приема платежей картой, учитывая при этом длительность работы от аккумулятора.
• Количество клиентов. Чем больше покупателей вы обслуживаете, тем мощнее должна быть касса, чтобы быстро обрабатывать платежи и выдавать чеки.
• Необходимость автоматизации. Если вы планируете интегрировать кассу с другими системами автоматизации, убедитесь, что выбранная модель поддерживает такую интеграцию.
• Совместимость программного обеспечения. Важно, чтобы выбранная касса была совместима с уже используемым торговым оборудованием и программным обеспечением.

Что касается фискального накопителя, обратите внимание на эти аспекты:

• Тип ФН. С 6 августа 2021 года индивидуальные предприниматели и общества с ограниченной ответственностью должны использовать ФН-М, которые поддерживают работу с маркировкой. Это требование относится ко всем предпринимателям, занимающимся торговлей маркированными товарами.
• Срок службы. ФН рассчитаны на 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от налогового режима и особенностей бизнеса. Для тех, кто работает на общей системе налогообложения (ОСНО) или совмещает ОСНО и специальный режим, подойдёт ФН на 15 месяцев. Для тех, кто работает на специальном режиме или применяет упрощённую систему налогообложения (УСН) или патент, лучше выбрать ФН на 36 месяцев.
• Объём операций. Нужно учитывать количество операций, проводимых через онлайн-кассу. Если лимит памяти или срок службы ФН будут исчерпаны раньше, потребуется замена накопителя.
• Модель онлайн-кассы. В некоторых моделях онлайн-касс ФН уже встроен, в других его нужно приобретать как отдельный блок.

Далее вам потребуется квалифицированная электронная подпись – КЭП. Она необходима для заключения договора с оператором фискальных данных и регистрации кассы в налоговой инспекции.

Чтобы получить КЭП, придется пройтись по этим этапам:

• Покупка токена, на который будет записан квалифицированный сертификат и ключ.
• Подготовка документов: паспорт, СНИЛС и ИНН.
• Подача заявления в налоговую службу на получение УКЭП. Получение подписи. Выдается непременно в налоговой.
• Установка на компьютер специального программного обеспечения – программы-криптопровайдера, плагина, расширения для браузера или драйвера для токена.

Приобрести токен можно в интернет-магазинах или у компаний, предоставляющих услуги электронного документооборота. Важно, чтобы эти компании были сертифицированы ФСТЭК или ФСБ России.

Подать заявление можно в налоговой инспекции по предварительной записи или в личном кабинете индивидуального предпринимателя или компании на сайте Федеральной налоговой службы. Входим в личный кабинет ИП или компании и выбираем «Заявление на получение КЭП».

Специальное ПО – например, «КриптоПро CSP». Скачиваем программу с главной страницы официального сайта КриптоПро.

Договор с ОФД

Оператор фискальный данных – ОФД. Это посредник между онлайн кассой и налоговой службой. Оператор занимается сбором, хранением и передачей фискальных данных в налоговые органы. К таким данным относится информация о продажах, об операциях с онлайн-кассами: регистрация, перерегистрация, замена фискальных накопителей, открытие и закрытие кассовых смен и т.д.

ОФД играет важную роль в системе работы онлайн-касс. Он обеспечивает передачу данных о продажах в налоговые органы в режиме реального времени. Помогает предпринимателям оптимизировать работу, анализировать продажи и избегать сложных и долгих налоговых проверок.

Чтобы легально использовать онлайн-кассу, её нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. При этом обязательно необходимо указать своего оператора фискальных данных (ОФД).

Если касса не подключена к ОФД и не зарегистрирована в налоговой, то работать легально не получится. За нарушение требований 54-ФЗ налоговая инспекция может назначить штраф: от 10 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и от 30 000 рублей для организаций.

Заключение договора с оператором фискальных данных предполагает следующие шаги:

• Зарегистрируйтесь на сайте ОФД. Это откроет доступ к личному кабинету, где вы сможете управлять договором и настройками. Оператора можно выбрать в реестре ФНС. Далее перейдите на официальный сайт компании.
• Заполните все необходимые данные в личном кабинете. Укажите всю информацию о вашей организации и онлайн-кассе.
• Дайте согласие на обработку фискальных данных. Подпишите согласие на обработку, используя квалифицированную электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. После заключения договора с ОФД зарегистрируйте кассу на сайте Федеральной налоговой службы. Для этого укажите номер вашего договора с ОФД и подтвердите регистрацию с помощью ЭЦП.

Обратите внимание, что процесс может незначительно отличаться в зависимости от выбранного вами ОФД и условий договора. Рекомендуется обратиться непосредственно к оператору ОФД для получения актуальной информации и помощи в заключении договора.

Следующие шаги разберем подробнее.

Подключение к интернету

Заключили договор с ОФД – подключение кассы к интернету.

Можно использовать разные способы:

• LAN-порт – подключение через кабель к локальной сети. Обеспечивает стабильное соединение и хорошую скорость, но нужно проложить провода и иметь физический доступ к сети.
• Мобильный доступ – использование сим-карты для раздачи интернета через модем или роутер. Этот способ даёт мобильность и независимость от проводного подключения, но нужно проверить качество сигнала и убедиться, что подключен подходящий тариф, на балансе сим-карты есть средства.

Выбор способа подключения зависит от потребностей вашего бизнеса, бюджета и условий работы. Для функционирования онлайн-кассы нужен стабильный доступ к интернету, поскольку через него передаются фискальные данные в налоговые органы.

Регистрация в ФНС

Перейдите на сайт ФНС и авторизуйтесь в личном кабинете. Найдите раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Выберите опцию «Зарегистрировать ККТ».

Заполните заявление, указав все необходимые данные. Проверьте заполненные данные и присвойте регистрационный номер.

Выберите оператора фискальных данных и отправьте заявку на регистрацию.

После отправки заявки необходимо провести фискализацию ККТ. Для этого введите данные о фискальном накопителе в ОФД и передайте их в ФНС.

После успешной фискализации вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью. Подробнее о регистрации онлайн-кассы читайте здесь.

Ввод номера регистрации

Регистрационный номер нужно внести в память онлайн-кассы. Важно убедиться, что она подключена к интернету, соединение стабильное.

Перейдите в настройки оборудования и выберите сервисный или административный режим ККТ в зависимости от модели кассы.

В открывшемся окне введите полученный регистрационный номер и свой ИНН. Будьте внимательны: ошибка даже в одной цифре приведёт к тому, что фискальный накопитель станет недействительным и придётся покупать новый. Если всё сделаете верно, онлайн-касса распечатает чек. Этот чек потребуется на следующем этапе.

Отчет о регистрации

Далее войдите в личный кабинет налогоплательщика. Перейдите в раздел «Учёт ККТ». Выберите «Отчёт о регистрации ККТ» напротив своей кассы. В отчёте укажите данные полученного чека:

• Дату и время выдачи;
• Порядковый номер;
• Фискальный признак – 10 цифр, которые указаны рядом с аббревиатурой ФП или ФПД.

Остается получить карточку регистрации оборудования.

Получение карточки

Легальное использование нового кассового оборудования предполагает получение карточки его регистрации. Она появится в личном кабинете налогоплательщика после успешной проверки отчёта в налоговой инспекции. Карточка будет подписана квалифицированной электронной подписью. До тех пор, пока карточка не получена, применять онлайн-кассу запрещено.

Синхронизация с ОФД

Следующий этап – внесение данных в специальную форму на сайте оператора фискальных данных с которым заключен договор.

Для этого следует зайти в личный кабинет на сайте ОФД и нажать «Добавить кассу». Затем добавить информацию об используемой контрольно-кассовой технике и данные с карточки регистрации. После этого произойдет синхронизация онлайн-кассы с ОФД, и оператор начнет передавать данные о продажах в налоговую инспекцию.

Если не выполнить эти действия, ОФД не будет передавать данные в Федеральную налоговую службу (ФНС), через 30 дней касса заблокируется.

Тестирование

Все, оборудование готово к использованию. Но сначала протестируйте рабочие процессы, убедитесь, что все работает правильно.

Проверьте нужные сценарии: оформление счёта, оплата с использованием купонов или скидок, обработка заказов с доставкой и т.д.

Проконтролируйте работоспособность приложений, которые установлены на кассу для расширения её функционала.

Проведите тестирование на совместимость с подключенными устройствами и браузерами, чтобы обеспечить стабильную работу для всех пользователей.

Если все в порядке – можно спокойно открывать смену, принимать оплату и печатать чеки. Возникли какие-либо проблемы – остановите расчеты и обратитесь в сервисный центр!