Отчёты по онлайн-кассе: какие бывают и зачем нужны

Что такое отчёт онлайн-кассы

Отчёт — это фискальный документ, который формируется кассой автоматически или по команде кассира. В отличие от чека, его не получают покупатели. Основные цели таких документов:

передача сведений в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);

• подтверждение работы кассы и фискального накопителя;
• контроль выручки и состояния расчётов;
• диагностика технических проблем.

Отчёты бывают двух типов: обязательные (предусмотрены законом) и дополнительные (для удобства бизнеса).

Обязательные отчёты

Согласно закону, к обязательным относятся шесть отчётов:

• Отчёт о регистрации кассы — завершает постановку ККТ на учёт в налоговой.
• Отчёт об изменении параметров регистрации (перерегистрация) — формируется при изменении адреса кассы, реквизитов организации или замене ФН.
• Отчёт об открытии кассовой смены — фиксирует начало рабочего периода.
• Отчёт о закрытии кассовой смены (Z-отчёт) — подводит итоги и закрывает смену. 
• Отчёт о текущем состоянии расчётов — позволяет сверить данные без закрытия смены.
• Отчёт о закрытии фискального накопителя — фиксирует завершение работы ФН при его замене или снятии кассы с учёта.

Дополнительные отчёты

Помимо обязательных, кассовые решения часто включают и дополнительные документы. Они полезны для владельцев бизнеса, так как помогают контролировать продажи и анализировать выручку.

• X-отчёт (отчёт о выручке без гашения) — показывает данные по продажам в середине смены.
• Аналитические отчёты — по среднему чеку, популярным товарам, сотрудникам.
• Отчёты о состоянии памяти ФН и непереданных документах — помогают вовремя выявлять сбои.

Форматы отчётов

В большинстве случаев отчёты формируются в электронном виде и передаются в ОФД. Некоторые модели касс печатают отчёты на бумаге. При автономном режиме кассы все документы нужно хранить в печатной форме не менее 5 лет.

Хранение документов

Хранение распечатанных отчётов обязательно только при автономном режиме работы. Во всех случаях фискальные накопители после их закрытия нужно хранить 5 лет.

Что важно запомнить

• Обязательных отчётов всего шесть.
• Смена не может длиться более 24 часов — иначе касса блокируется.
• Дополнительные отчёты помогают анализировать бизнес, но законом не обязательны.
• Фискальные накопители после закрытия нужно хранить пять лет.