Как пользоваться онлайн-кассой: инструкция для начинающих

Что должен знать сотрудник перед началом работы с ККТ

Организация работы с онлайн-кассой — это не только технический процесс, но и часть кассовой дисциплины. Каждый новый сотрудник должен:

• ознакомиться с требованиями закона № 54-ФЗ и внутренними правилами компании;
• пройти инструктаж по охране труда и технике безопасности;
• изучить инструкцию к используемой кассе и банковскому терминалу;
• подписать договор о материальной ответственности;
• научиться работать с наличными, отличать настоящие купюры от поддельных;
• правильно оформлять все кассовые документы.

Как открыть смену и сформировать первый чек

Рабочий день с кассой начинается с открытия смены. Этот процесс фиксируется фискальным документом «Отчёт об открытии смены». Пошаговый алгоритм выглядит так:

• Проверьте подключение кассы к питанию, интернету и оператору фискальных данных.
• Убедитесь в наличии чековой ленты и исправности оборудования.
• Откройте смену через кассовое ПО вручную или автоматически при первой продаже.
• Получите и сохраните отчёт об открытии смены — он содержит обязательные реквизиты и нужен для учёта.

Как пробивать чеки

Каждый расчёт фиксируется чеком. Процесс зависит от способа оплаты:

• Наличные: кассир принимает оплату, выдаёт сдачу и чек с суммой и перечнем товаров.
• Безналичные: покупатель платит картой, по QR-коду или через СБП, касса печатает чек с данными оплаты.
• Бонусы и скидки: чек содержит информацию о списанных бонусах или применённых скидках, налог пересчитывается автоматически.

Как отменить покупку или оформить возврат

Ошибки случаются, поэтому кассовое ПО предусматривает функции отмены и возврата:

• Если чек ещё не закрыт — используйте функцию «Отменить чек».
• Если чек уже закрыт — оформляется чек «Возврат прихода». При этом деньги возвращаются наличными или на карту покупателя.

Что такое слип-чек

Слип-чек — это документ от банковского терминала, который подтверждает операцию оплаты картой. Он не заменяет кассовый чек и не является фискальным документом. Основное назначение — подтверждение безналичной операции для банка и разрешение спорных ситуаций.

Как закрыть смену

В конце рабочего дня кассир обязан сформировать «Отчёт о закрытии смены». Это нужно сделать не позднее 24 часов после её открытия, иначе касса заблокирует новые продажи. В отчёте фиксируется выручка, количество чеков и сведения о передаче данных в ОФД.

Что важно запомнить

• Все операции проводятся только через зарегистрированную кассу с фискальным накопителем.
• Смена обязательно открывается и закрывается отчётами.
• Чеки формируются при каждой продаже и возврате — независимо от способа оплаты.
• Слип-чек не заменяет кассовый чек и нужен только как подтверждение банковской операции.
• Храните все фискальные документы не менее пяти лет.