Нужно ли хранить бумажные копии перевозочных документов после перехода на ЭПД
Нужно ли хранить бумажные перевозочные документы после перехода на ЭПД? Разбираем юридическую силу электронных перевозочных документов, сроки хранения и риски при проверках.
Электронные перевозочные документы (ЭПД) стали полноценной заменой бумажным транспортным накладным и другим перевозочным документам. Но у бизнеса по‑прежнему остаётся вопрос: нужно ли хранить бумажные копии «на всякий случай»? Разберёмся, что говорит закон и как действовать правильно.
Имеет ли ЭПД юридическую силу без бумажного оригинала
Электронный перевозочный документ, оформленный через аккредитованного оператора электронного документооборота и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с подписями и печатями.
Нужно ли хранить бумажные копии перевозочных документов
Если перевозочный документ изначально создан в электронной форме и подписан УКЭП всех участников перевозки, закон не обязывает хранить его бумажную копию. Распечатка ЭПД не является оригиналом документа и не имеет самостоятельной юридической силы.
Срок хранения электронных перевозочных документов
Срок хранения электронных перевозочных документов соответствует сроку хранения первичных учетных документов и составляет не менее 5 лет. Это установлено приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Отсчёт срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Когда бумажная копия всё‑таки может понадобиться
В отдельных случаях распечатка ЭПД может использоваться для внутреннего удобства сотрудников или для визуального ознакомления с документом. Однако такие копии не подлежат архивному хранению и не заменяют электронный оригинал.
Что важно проверить перед отказом от бумаги
Чтобы избежать проблем при проверках, важно убедиться, что:
- ЭПД подписан УКЭП всех сторон;
- используется аккредитованный оператор ЭДО;
- обеспечено электронное архивное хранение документов;
- сохранён доступ к документам на весь срок хранения;
- обеспечена целостность и читаемость файлов.
Вывод
Электронные перевозочные документы полностью заменяют бумажные. При корректном оформлении ЭПД, использовании УКЭП и соблюдении сроков хранения хранить бумажные копии перевозочных документов не требуется.
