Как сделать маркировку на товар

Маркировка товара производителями

Производители маркируют свою продукцию, как того требует законодательство (Федеральный закон №487-ФЗ).

Для этого делают ряд шагов:

• Получают усиленную квалифицированную электронную подпись – нужна для работы в системе «Честный ЗНАК».
• Подключаются к электронному документообороту. Чтобы передавать коды идентификации и другую документацию в цифровой среде.
• Настраивают учетную систему своей компании для работы с маркировкой. При необходимости обновляют ПО и прошивку онлайн-кассы до последней версии. Наличие сканера штрих-кодов Data Matrix и принтера этикеток обязательно!
• Регистрируются в системе «Честный ЗНАК», вступают в ассоциацию ГС1 РУС и оплачивают ежегодный взнос в размере 3000 рублей. В личном кабинете ГС1 РУС вносят информацию о товарах.
• В системе «Честный ЗНАК» делают запрос на получение кодов товаров. Данные о продукции из личного кабинета ГС1 РУС автоматически загружаются в «Честный ЗНАК» в течение 24 часов. После этого запрашивают коды.
• Получают коды, проверяют их. Печатают на специализированном принтере для этикеток.
• Вводят продукцию в оборот. В системе выбирают «+Добавить», далее «Ввод в оборот». Вносят в список промаркированные товары с соответствующими им КиЗ.
• В электронных универсальных передаточных документах (УПД) указывают коды товаров: товарный и маркировочный КиЗ. Обязательны для организации поставок.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Усиленная квалифицированная электронная подпись – УКЭП

Для начала убеждаются, что нет действующих сертификатов Федеральной налоговой службы. Одновременно выпустить две КЭП нельзя. Если у вас уже есть действующий сертификат, его можно аннулировать, подав соответствующее заявление в налоговую, после чего можно приступать к оформлению новой КЭП.

Что делают в данном случае:

• Покупают токен – защищённый носитель. Он нужен, чтобы записать квалифицированный сертификат и ключ. Приобретают токен в интернет-магазине электроники, в одном из центров сертификации или в автомате самообслуживания в налоговой инспекции.
• Собирают необходимые документы: паспорт, СНИЛС и ИНН физического или юридического лица. СНИЛС и ИНН можно предоставить как в оригинале, так и в копии.
• Находят подходящее для оформления отделение налоговой службы.
• Обращаются в выбранное отделение налоговой службы и заполняют заявление на получение усиленной квалифицированной электронной подписи УКЭП. Есть возможность заранее составить заявление через личный кабинет налогоплательщика. Обратите внимание, УКЭП выдают не во всех отделениях налоговой. Перечень отделений, где можно получить подпись, размещён на официальном сайте ФНС.
• Удостоверяются, что заявление принято. Тогда на токен записывают код, который содержит усиленную электронную цифровую подпись.
• Устанавливают на компьютер специальное программное обеспечение: программу-криптопровайдер, плагин, расширение для браузера, драйвер для токена. Это ПО должно быть сертифицировано. Для его установки потребуется лицензия. На один компьютер можно установить только одну лицензию.
• Убеждаются в подлинности готовой КЭП. Проверяют через портал Госуслуги.

Сертификат можно оформить на 12 лет, но закрытый ключ действителен в течение 15 месяцев, затем продлевается бесплатно. Для этого заранее подают заявку на плановое обновление онлайн или в офисе доверенного лица удостоверяющего центра налоговой службы. По истечении срока действия сертификата продлить КЭП будет невозможно, потребуется повторное оформление подписи.

Электронный документооборот

Чтобы начать работать с системой электронного документооборота (ЭДО), выбирают подходящего оператора ЭДО. Важно, чтобы оператор обеспечивал необходимый уровень безопасности данных, интегрировался с учётными системами (например, 1С), непременно поддерживал передачу кодов маркировки и имел соглашение об уровне обслуживания (SLA).

После выбора оператора регистрируются в системе, добавляют контрагентов для обмена документами.

Чтобы отправить документ, загружают файл в свой личный кабинет, подписывают его КЭП и отправляют контрагенту. Получатель подписывает документ своей КЭП или запрашивает корректировку, если это необходимо.

Настройка системы для работы с кодами товаров

Для работы с маркировкой потребуется специальное оборудование. В частности, это онлайн-кассы с актуальным программным обеспечением и прошивкой, сканер штрих-кодов Data Matrix и принтер этикеток.

Проверяют, что программа учета (например, 1С) совместима с маркировкой. Устанавливают последнее обновление, чтобы соответствовать новым требованиям.

В 1С выбирают нужную конфигурацию, например, Бухгалтерия, Розница, Управление фирмой, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация. Затем настраивают учёт товаров: выбирают группу товаров и указывают даты, с которых они должны быть промаркированы.

Настраивают обмен информацией между учётной и информационной системой маркировки товаров (ГИС МТ). Чтобы в автоматическом режиме получать актуальные сведения о товарах, снизить вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, и избавить от повторного ввода данных и другой рутины.

Тестируют обмен. Обучают персонал работе с маркировкой. Этот процесс занимает некоторое время и требует усилий, но он необходим, чтобы соответствовать новым требованиям законодательства и обеспечить прозрачность оборота товаров.

Регистрация в системе «Честный ЗНАК»

Создают личный кабинет на сайте честныйзнак.рф. Переходят по этому адресу. Нажимают на «Войти», а затем – на кнопку «Регистрация». Указывают свои контактные данные: телефон и адрес электронной почты, предоставляют другую необходимую информацию. Отправляют заявку на регистрацию. После подтверждения входят в свой личный кабинет и начинают использовать систему «Честный ЗНАК», следуя подсказкам системы. Обратите внимание, при регистрации используют электронную подпись.

Запрос кодов маркировки

После успешной регистрации в «Честном ЗНАКЕ» входят в кабинет на сайте и заключают договор с ЦРПТ – Центром Развития Перспективных Технологий. Договор подтверждает подключение к системе мониторинга и дает зеленый цвет на предоставление услуг маркировки товаров.

Находят раздел «Документы» или «Договорные отношения». Заполняют форму заявки на заключение договора с ЦРПТ. Прикладывают к заявке необходимые документы. Отправляют на рассмотрение.

После того как ЦРПТ подтвердит заключение договора, предоставляется полный доступ к услугам центра.

Затем вносят информацию о каждом товаре, который должен быть промаркирован, в информационную систему. Делают это двумя способами:

• Вручную, заполнив нужные поля в личном кабинете.
• Автоматически, загрузив файл с перечнем товаров в форматах XML или CSV.

Прежде чем заказать коды маркировки, проверяют, достаточно ли денег на балансе для оплаты услуги. Один код стоит 50 копеек без учёта НДС.

С балансом все в порядке – открывают раздел «Станция управления заказами». Там выбирают «Заказы», создают новый. Нажимают на категорию товара. Заполняют форму с информацией о продукции. Подтверждают. После того как данные пройдут контроль, заказ отправится обработку.

Коды маркировки высылают не сразу после обработки заказа, в течение 60 дней. По окончании этого срока неиспользованные идентификаторы аннулируются.

Проверка и печать кодов

Проверяют, подходит ли КИЗ к товару, на сайте Центра развития перспективных технологий. Вводят уникальный номер – открывается информация о производителе, типе товара, бренде и стране производства.

Теперь о печати.

Открывают раздел «Станция управления заказами». Скачивают файл идентификатора в удобном формате: PDF, CSV или EPS. Отправляют изображение на печать.

От технологии печати зависит, как долго маркировка будет оставаться читаемой. Термотрансферные этикетки сохраняют читаемость дольше, чем термоэтикетки.

Здесь учитывают спрос на продукцию и срок её хранения. Если товар быстро раскупают, печатают маркировку на термоэтикетках. А если он хранится на складе годами, как правило, используют термотрансферный перенос.

Многие печать отдают сторонним компаниям – типографиям. Отправляют файлы из системы и получают наклейки на подложке, что позволяет быстро маркировать крупные оптовые партии.

Большие компании предполагают свои мощности для печати этикеток с кодами. Промышленные принтеры обеспечивают высокую производительность процесса.

Ввод продукции в оборот

Иными словами, предоставление информации «Честному ЗНАКу» о том, что товар готов к продаже.

Ввести продукцию в оборот возможно при выполнении этих условий:

• На товары нанесены средства идентификации;
• Товар описан, код GTIN содержит все характеристики, которые требуются правилами маркировки;
• В наличии действующие сертификаты соответствия.

Открывают личный кабинет системы маркировки. Переходят в раздел «Документы» и выбирают «Ввод в оборот». В выпадающем списке находят опцию «Маркировка остатков» и переходят к списку товаров. Отмечают нужные позиции и нажимают кнопку «Добавить товар». Заполняют необходимую информацию. Затем отправка с подтверждением действия. Товары, статус которых «КМ в обороте», отображаются в разделе «Коды маркировки».

Коды товаров в УПД

В электронных универсальных передаточных документах (УПД), которые используются при продаже маркированных товаров, поставщик должен указать коды товаров. Они включают в себя товарный код и маркировочный код идентификации (КиЗ).

Товарный код помогает идентифицировать товар в соответствии с определёнными классификаторами, например, ОКПД2 или ТН ВЭД ЕАЭС. Он позволяет точно определить тип и характеристики товара.

Маркировочный КиЗ – это уникальный код, который присваивается товару в системе маркировки и прослеживаемости. С его помощью можно отследить перемещение товара от производителя к конечному покупателю и контролировать оборот.

При заполнении УПД поставщик указывает оба кода. Это нужно для правильного учёта и контроля перемещения товаров, а также для обеспечения прозрачности товарооборота и предотвращения продажи контрафактной продукции. Важно, чтобы коды были верными и соответствовали действительности, иначе могут возникнуть проблемы с учётом и отчётностью, а также возможны штрафы со стороны контролирующих органов.

Как работают с маркировкой поставщики и импортеры

Начало стандартное. Получают усиленную квалифицированную электронную подпись – УКЭП. Это делают в аккредитованном центре. УКЭП необходима для подписания документов и обмена информацией в электронном виде.

Подключаются к системе обмена документами в электронном формате. Там формируют и передают УПД, которые включают реквизиты из счетов-фактур и первичных учётных документов. Передача кодов идентификации на бумаге не разрешается.

После получения УКЭП и подключения к системе электронного документооборота регистрируются в «Честном ЗНАКе». Чтобы получить информацию о кодах идентификации и следить за движением товаров.

Для импортеров: члены ассоциации ГС1 РУС ежегодно делают взнос в размере 3000 рублей. В личном кабинете ГС1 РУС регистрируют импортируемые товары и запрашивают идентификационные коды «Честный ЗНАК». Передают их производителям. Последние идентификаторы наносят на упаковку товаров.

Получают коды – настраивают систему учета компании. Чтобы проще отслеживать движение товаров и контролировать их наличие на складе.

Подлинность проверяют с помощью специального оборудования. Мы о нем говорили выше: сканеры 2D, терминалы сбора данных и функциональные онлайн-кассы.