Как пользоваться онлайн-кассой
Кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Формирует документы, которые называются фискальными: кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и другие.
Данные о каждом чеке и других документах кодируются, записываются на фискальный накопитель и затем передаются в налоговую инспекцию.
Индивидуальный предприниматель может работать за кассой самостоятельно или нанять сотрудника. Специалист, занимающийся обслуживанием кассы, – кассир или кассир-операционист.
В бумажных и электронных чеках обязательно указывается должность и фамилия кассира. Эта информация вносится товароучётную программу.
Кассир несёт материальную ответственность и обязан обеспечивать сохранность кассового оборудования и денежных средств в кассе. В случае утраты или повреждения имущества именно кассир компенсирует ущерб за счёт собственных средств. При наличии подписанного договора о полной материальной ответственности.
Базовые моменты работы кассира с онлайн-кассой:
- Открытие рабочей смены;
- Выдача чека покупателю;
- Закрытие рабочей смены.
Открытие рабочей смены
Открытие рабочей смены предполагает подготовительные действия. Необходимо убедиться, что в кассовом принтере есть с запасом чековая лента. Обязательно проверить работоспособность дополнительного оборудования, подключённого к кассе. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга и весы.
Проверка завершена, но переходить к приему оплаты рано. Кассир должен сформировать отчет об открытии смены. Для этого предусмотрена специальная кнопка на кассе или сенсорном экране. Процесс не занимает много времени.
Обратите внимание, есть кассы, которые составляют отчет автоматически, сразу после печати первого чека.
В отчете об открытии смены содержатся данные о компании или предпринимателе, актуальная дата, информация о ККТ и ФН.
Отчёт будет автоматически отправлен онлайн-кассой оператору фискальных данных. Если проверка пройдёт успешно, кассир на экране увидит уведомление о приёме документа, который отправится на печать. Далее уже можно полноценно пользоваться ККТ, принимать оплату и выдавать чеки.
Способ открытия смены зависит от кассового модуля. Но есть общие шаги: запустить кассовое приложение, выбрать кассира, модель онлайн-кассы. После чего аппарат проверяет информацию о наличных средствах, оставшихся с прошлой смены. Остается нажать на кнопку открытия смены – появится рабочий экран продаж.
Выдача чеков
Следующий важный момент – выдача чеков. Происходит после успешной оплаты товара.
Если покупатель расплачивается наличными или картой, чек выдается аппаратом сразу после расчёта.
Покупатель переводит деньги по реквизитам счёта – чек формируется на следующий рабочий день после поступления средств.
Если же оплата произведена на сайте продавца – чек автоматически формирует онлайн-касса и отправляет его покупателю без участия кассира. Например, на электронную почту.
Помимо чеков прихода, которые формируются при получении оплаты, на онлайн-кассе также оформляются чеки коррекции, возврата денежных средств, чеки предоплаты, зачёта предоплаты, выплаты денежных средств при скупке товаров и не только.
Чек коррекции используется для исправления ошибок в чеках или в случае, если чек забыли сформировать в момент продажи или возврата товара.
Оформление чека возврата происходит, соответственно, когда покупатель возвращает товар в магазин, его принимают и перечисляют стоимость.
Закрытие смены
Когда работа с кассовым аппаратом завершена, следует закрыть смену.
Нажимаем на кнопку “Закрыть смену” (в зависимости от модели оборудования может находиться в разделе “Информация”).
Обратите внимание, если не включен перенос денежных средств в следующую смену, нужно убедиться, что информация о наличности совпадает с реальным количеством денег в кассе. После проверки деньги можно забрать. Если перенос наличных настроен, то сумма автоматически перейдёт из закрытой смены в открытую.
Аппарат формирует информацию о закрытии в специальный отчет. В нем содержатся инициалы кассира, номер смены, количество выданных чеков, общее число оформленных фискальных документов, число документов, которые не были переданы, и другие данные. Через оператора фискальных данных отчет о закрытии поступает в налоговую в режиме онлайн.
Максимальная длительность одной смены составляет 24 часа. Можно начать смену в один день, а завершить на следующий, но суммарно она не должна длиться более суток.
В завершение отключаем кассу или начинаем новую сессию.
Если касса не работает
Как быть, если касса не работает?
ККТ сломалась, нет доступа к интернету, данные об операциях не записываются и не отправляются накопителем – ситуации, которые, естественно, по тем или причинам могут возникнуть.
Если онлайн-касса вышла из строя или не работает из-за проблем с электроснабжением, необходимо остановить торговлю. Запрещается продавать товары или услуги без использования онлайн-кассы и выдавать вместо кассового товарный чек или иной документ. За это предусмотрена ответственность в виде штрафа.
Для индивидуальных предпринимателей штраф составит от 25 до 50% от суммы расчёта, но не менее 10 000 рублей. Для небольших компаний – от 37,5 до 50 %, но не меньше 15 000 рублей. Средние и крупный бизнес должен быть готов к штрафу от 75 до 100 %, но не меньше 30 000 рублей.
Если касса вышла из строя во время расчётов, чек не был выдан, после ремонта кассы необходимо действовать аналогично ситуации, когда документ не был пробит по вине кассира — создать чек коррекции. Это можно сделать в любой день, но важно успеть до того, как ошибку обнаружит налоговая инспекция.
В случае отключения интернета онлайн-касса не сможет передать чеки оператору фискальных данных. Однако беспокоиться не стоит: документы сохраняются в фискальном накопителе и будут отправлены ОФД после восстановления соединения. Можно продолжать торговлю, но важно убедиться, что сам фискальный накопитель исправен.
Проблемы с фискальным накопителем – вызываем специалистов. Возможно, модуль можно починить, но в любом случае потребуется переоформление кассы.
