Использование онлайн-кассы в сфере услуг

В этой статье вы узнаете:

• Кто должен применять ККТ
• Кто освобожден от использования
• Нужна ли онлайн-касса для услуг ИП?
• Как выбрать онлайн-кассу для сферы услуг
• Онлайн-касса для образовательных услуг
• ККТ для юридических услуг
• Онлайн-касса для бухгалтерских услуг

В статье разберем, кто именно должен применять онлайн-кассу в сфере услуг, а кто может работать без нее. Отдельно рассмотрим требования для ИП, также расскажем об основах выбора подходящего оборудования.

Несмотря на завершение основного этапа кассовой реформы, многие предприниматели продолжают испытывать сложности с применением ККТ. В 2025 году кардинальных изменений не предвидится, однако существующие правила требуют четкого понимания.

Кому обязательно использовать онлайн-кассу?

Современное законодательство выделяет два основных сценария применения ККТ:

• При работе с населением. Все формы расчетов (наличные, карты, электронные кошельки, банковские переводы). Любые суммы операций. Все виды возмездных сделок.
• В B2B-секторе (расчеты с юрлицами и ИП). Наличные и карточные платежи. Лимит в 100 000 рублей по одному договору. Превышение суммы требует безналичного расчета без применения ККТ.

Что считается расчетом в 2025 году?

Понятие «расчет» значительно расширилось и теперь включает не только прием оплаты, но и другие финансовые операции:

• Оплата и возврат средств за товары, работы, услуги;
• Прием ставок (включая интерактивные) и выплата выигрышей в азартных играх;
• Продажа лотерейных билетов и выплата призов;
• Авансы, предоплата, их зачет или возврат;
• Кредиты и займы, выданные на покупку товаров или услуг;
• Операции ломбардов (займы под залог, хранение ценностей);
• Любые другие встречные предоставления за товары, работы или услуги.

Таким образом, применение онлайн-кассы для сферы услуг в большинстве случаев обязательно независимо от формы расчета. Но есть и ограничения. Законодательство предусматривает ряд исключений, анализ которых требует индивидуального подхода в зависимости от специфики деятельности.

Можно оказывать услуги без онлайн-кассы при ряде условий.

Ситуации, когда допустимо работать без кассового аппарата, условно делятся на три категории:

• Льготы по виду деятельности – освобождение распространяется на всех предпринимателей и организации, занимающиеся определенными видами бизнеса.
• Особые территории – отмена обязательного применения ККТ для отдельных населенных пунктов или регионов с труднодоступной инфраструктурой.
• Налоговые спецрежимы – упрощенные системы налогообложения, при которых допускается работа без кассы.

Что касается вида деятельности, полный их перечень приведен в статье 2 закона 54-ФЗ. В пункте 2.1 отдельно указаны направления бизнеса, где ИП на патенте (ПСН) могут не использовать кассу. Подробнее об этом расскажем далее, а сейчас разберем общие льготные категории, доступные всем предпринимателям независимо от системы налогообложения.

Какие виды бизнеса разрешены без ККТ:

• Продажа печатных СМИ. Реализация газет и журналов в бумажном формате. В газетных киосках допускается продажа сопутствующих товаров (по утвержденному региональному перечню), но не менее 50% выручки должно приходиться на прессу.
• Питание в школах. Организация питания для учащихся и сотрудников образовательных учреждений во время занятий.
• Торговля на рынках и ярмарках (до 1 марта 2025 года). Без кассы можно: продавать продовольственные товары вне стационарных точек (с лотков, прилавков, из автофургонов); торговать непродовольственными товарами на открытых прилавках (кроме исключений – см. Перечень Правительства РФ № 698-р от 14.04.2017). Требуется касса: при продаже ковров, одежды (кроме белья), химии, мебели, спортинвентаря и других товаров из спецперечня.
• Разносная торговля. Разрешено продавать с рук, лотков или в транспорте (поезда, самолеты), кроме: технически сложных товаров, маркируемой продукции, продуктов с особыми условиями хранения.
• Продажа из киосков. Мороженое, молоко, питьевая вода и безалкогольные напитки.
• Торговля из автоцистерн. Квас, молоко, растительное масло, рыба.
• Сезонная торговля овощами и фруктами. Продажа вразвал (арбузы, дыни, картофель и др.).
• Прием вторсырья. Стеклотара, макулатура (кроме металлолома и драгметаллов).
• Бытовые услуги. Ремонт и покраска обуви. Изготовление ключей и мелких металлических изделий. Уход за детьми, больными и пожилыми. Вспашка огородов, распил дров. Услуги носильщиков (вокзалы, аэропорты).
• Другие льготные категории. Продажа изделий народных промыслов. Сдача в аренду собственного жилья (включая машино-места). Розничная продажа бахил. Торговля через механические автоматы (работающие на монетах без электричества). Продажа билетов в гос. театры (только с рук, онлайн-продажи требуют ККТ).

Когда касса все же нужна?

Даже при льготных видах деятельности ККТ обязательна, если:

• Покупатель платит через платежный терминал.
• Продаются подакцизные товары (алкоголь, табак, бензин и др.).

Важное уточнение по торговле на рынках без ККТ!

С 1 марта 2025 года право не использовать кассовый аппарат сохранится только для:

• Предпринимателей на ЕСХН – при условии, что у них: не более 3 торговых точек; общая площадь торговых мест не превышает 15 кв.м.
• ИП на ПСН – но только при соблюдении следующих требований: торговля ведется на регулярных рынках выходного дня; количество торговых мест не более 50. Виды деятельности должны соответствовать перечню из закона № 273-ФЗ от 08.08.2024.

Теперь об ограничениях, связанных с местностью.

ИП в отдаленных и труднодоступных районах могут работать без ККТ, но с соблюдением условий:

• Территория должна быть официально признана труднодоступной и включена в специальный перечень, который публикуется на сайте региональных властей.
• По запросу покупателя необходимо выдавать документ, заменяющий чек. В нем должны быть указаны обязательные реквизиты.

Также есть перечень местностей, отдаленных от сетей связи – его тоже утверждают региональные власти. Не стоит путать эти два списка.

Если ИП работает в зоне, отдаленной от связи, он обязан использовать кассу, но может делать это офлайн – без подключения к интернету.

После окончания срока действия фискального накопителя (сменного модуля ККТ) налоговая вправе его данные.

Теперь ответим на вопрос, нужна ли онлайн-касса для услуг ИП? Начнем с патентной системы налогообложения (ПСН).

ИП на ПСН

ПСН предоставляет предпринимателям значительные льготы в отношении применения кассовой техники.

Когда можно не использовать онлайн-кассу?

• По общему правилу – если вид деятельности ИП входит в перечень из п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ, разрешающий работу без ККТ для всех налоговых режимов.
• По спецльготе для ПСН – даже если деятельность не в общем списке, ИП на патенте может быть освобожден от кассы, если она указана в п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ.

Популярные направления без ККТ в данном случае:

• Пошив и ремонт одежды, обуви, головных уборов;
• Химчистка, стирка;
• Фотографы;
• Монтажные, сантехнические, сварочные работы;
• Услуги дошкольного и дополнительного образования;
• Аренда жилья и нежилых помещений;
• Уборка квартир;
• Проведение экскурсий;
• Звукозапись;
• Организация мероприятий (свадьбы, юбилеи);
• Производство хлеба и кондитерских изделий;
• Переработка вторсырья;
• Ландшафтный и графический дизайн;
• Разработка ПО и сайтов;
• Уход за животными;
• Сельхозуслуги (переработка овощей, животноводство и др.);
• Ремонт мебели, ювелирных изделий, игрушек;
• Детективные услуги (при наличии лицензии).

Когда касса обязательна?

Если деятельность не входит ни в один из льготных перечней, ИП на ПСН должен применять ККТ. Это касается, например:

• Розничной торговли (в магазинах, на рынках);
• Ветеринарных клиник;
• Парикмахерских и салонов красоты;
• Общепита (кафе, столовые);
• Автосервисов и моек.

Чем заменить чек при освобождении от ККТ?

Вместо кассового чека ИП должен выдавать документ, подтверждающий оплату. В нем указываются:

• Название и номер документа;
• Дата, время и место расчета;
• ФИО, ИНН предпринимателя;
• Указание на ПСН;
• Вид операции (продажа, возврат);
• Наименование товара/услуги;
• Количество, цена и общая сумма;
• Форма оплаты (наличные/безнал);
• Данные лица, принявшего оплату (если не сам ИП).

Если вид деятельности не подпадает под льготы, отсутствие кассы грозит штрафами. Перед началом работы сверьтесь с актуальными списками в 54-ФЗ или проконсультируйтесь с налоговым экспертом.

ИП на УСН и ОСН

Применение онлайн-кассы для индивидуальных предпринимателей на упрощенной (УСН) и основной (ОСН) системах налогообложения регулируется общими правилами. В отличие от патентной системы, для этих режимов нет специальных льгот по ККТ – необходимость использования кассы зависит от формата расчетов и вида деятельности.

Когда ИП на УСН/ОСН может не применять онлайн-кассу?

• Расчеты только между юрлицами и ИП по безналу. Если предприниматель работает исключительно с компаниями и другими ИП, а все платежи проходят по безналичному расчету (через банковский счет), онлайн-ККТ не требуется. Но если хотя бы иногда принимается наличная оплата или переводы на карту физлица – касса обязательна.
• Работа в отдаленных или труднодоступных местностях. В некоторых населенных пунктах (например, сельских территориях без стабильного интернета) действуют льготы по применению ККТ. Уточнить, относится ли ваша местность к таким, можно в местной налоговой или на сайте ФНС.
• Ведение деятельности из перечня, освобожденного от ККТ. Некоторые виды услуг и торговых операций не требуют онлайн-кассы (например, продажа мороженого в киосках, ремонт обуви, платные туалеты и др.). Полный список таких направлений указан в п. 2 ст. 2 закона 54-ФЗ.

Когда онлайн-касса обязательна?

Если хотя бы один из пунктов выше не выполняется, ИП на УСН или ОСН обязан использовать кассу. Это касается:

• розничной торговли (магазины, рынки, интернет-продажи);
• оказания услуг населению (ремонт техники, парикмахерские, клининговые услуги и т. д.);
• общественного питания (кафе, столовые, доставка еды);
• приема наличных или карточных платежей от физлиц.

Прежде чем отказаться от онлайн-кассы, проверьте:

• Все ли платежи проходят по безналу между юрлицами/ИП?
• Относится ли ваш населенный пункт к льготным?
• Входит ли ваша деятельность в перечень освобожденных от ККТ?

Если нет – онлайн-касса обязательна. Для точного определения своего статуса лучше проконсультироваться с бухгалтером или свериться с актуальной редакцией 54-ФЗ.

ККТ для ИП на ЕСХН

Предприниматели, работающие на ЕСХН, должны руководствоваться общими правилами использования кассовой техники. Однако для сельхозпроизводителей существуют особые условия, которые важно учитывать:

• Работа в отдаленных и труднодоступных местностях. Если ИП осуществляет деятельность в удаленных районах с ограниченной инфраструктурой, он может быть освобожден от обязанности применять ККТ. Аналогичное правило действует, если местность признана зоной с отсутствием стабильной связи. В таком случае кассовый аппарат допустимо использовать в автономном режиме, без передачи данных в налоговую.
• Торговля на ярмарках и рынках. Сельхозпроизводители, реализующие свою продукцию на рынках, ярмарках или других аналогичных площадках (вне стационарных павильонов), в настоящее время могут не применять ККТ. Однако в законодательство планируется внести изменения: освобождение сохранится только при условии, что общая площадь торговых мест (включая зоны хранения) не превышает 15 кв. метров.

ИП на ЕСХН могут работать без кассы в определенных случаях, но важно следить за изменениями в законодательстве. Если предприниматель сомневается, подпадает ли его деятельность под исключения, лучше проконсультироваться с налоговым специалистом. Чтобы избежать штрафов и других неприятных последствий. Кроме того, даже при освобождении от ККТ рекомендуется оформлять товарные чеки или бланки строгой отчетности по требованию покупателей – это повысит доверие клиентов и минимизирует риски претензий со стороны контролирующих органов.

Онлайн-касса – это современный кассовый аппарат, который автоматически передает данные о каждой операции в Федеральную налоговую службу (ФНС). Отправляет информацию в реальном времени через оператора фискальных данных (ОФД), делает расчеты прозрачными и исключает ошибки.

Где используют онлайн-кассы? Они применяются почти во всех сферах бизнеса, включая:

• Салоны красоты и барбершопы.
• Медицинские центры и клиники.
• Курьерские службы и выездные услуги.
• Спортивные клубы и фитнес-центры.
• Образовательные учреждения и другие сферы.

Что обязана делать онлайн-касса:

• Печатать бумажный или отправлять электронный чек клиенту.
• Передавать данные о каждом платеже в налоговую через ОФД.
• Принимать оплату любым способом: наличными, картой, переводом или QR-кодом.

Многие услуги оказываются на выезде (мастера, врачи, курьеры) или по предварительной записи, поэтому касса должна быть:

• Мобильной – работать без стационарного подключения (например, через 4G или Wi-Fi).
• Удобной – компактной и простой в использовании.
• Надежной – соответствовать требованиям ФНС.

ККТ не только помогает бизнесу соблюдать закон, но и упрощает работу с клиентами, сокращает бумажную волокиту и защищает от штрафов.

Ключевые критерии выбора онлайн-кассы для сферы услуг

Ответим на вопрос, какая онлайн-касса для услуг подходит?

При выборе онлайн-кассы для бизнеса в сфере услуг важно учитывать несколько факторов, которые влияют на эффективность ее использования. Вот основные из них:

• Мобильность и автономность. Для тех, кто работает на выезде, например, в салонах красоты, курьерских службах, медицинских центрах, крайне важна мобильность устройства. В таких случаях лучше всего подойдут мобильные смарт-терминалы, которые имеют аккумулятор и могут работать без подзарядки в течение нескольких часов. К таким моделям можно отнести устройства Эвотор 5 или МТС Касса 5. Они достаточно компактны и могут работать с мобильными платежами, удобны для выездных специалистов.
• Производительность и скорость печати чеков. Если ваш бизнес обслуживает большое количество клиентов (например, крупный салон красоты или фитнес-клуб), то стоит обратить внимание на скорость печати чеков. Это особенно важно в пиковые часы, когда требуется быстрая обработка большого числа транзакций. Для таких целей подойдут модели с высокой скоростью печати, например, АТОЛ 77Ф или АТОЛ 30Ф – быстрая и качественная печать чеков.
• Интеграция с другими системами. Для многих компаний в сфере услуг важна интеграция кассовой системы с другими программами – CRM-системы, программы для учета товаров и услуг или системы для записи клиентов. Убедитесь, что выбранная касса поддерживает интеграцию с ними. Помогают автоматизировать процессы и упростить ведение учета. Например, 1С: Салон красоты или YClients – идеально подойдут для салонов красоты и медицинских учреждений, так как они поддерживают автоматический учет клиентов и услуги.
• Поддержка онлайн-оплат. Современные клиенты все чаще предпочитают оплачивать свои услуги картами или через мобильные приложения. Поэтому важно, чтобы ваша касса поддерживала онлайн-платежи и работала с электронными чеками. Это сэкономит время как вам, так и вашим клиентам. Ориентируйтесь на устройства, которые предоставляют отличные возможности для приема электронных платежей и могут быть интегрированы с различными платежными системами.

Онлайн-касса должна не просто соответствовать закону, но и помогать бизнесу – экономить время, снижать нагрузку на сотрудников и повышать удобство для клиентов.

Типы онлайн-касс для сферы услуг

В зависимости от вашего бизнеса и объема операций онлайн-касса может быть разных типов. Рассмотрим основные.

• Смарт-терминалы – устройства с сенсорным экраном и встроенным ПО, которые выполняют функции кассового аппарата и мобильного терминала для оплаты. Они удобны для небольших компаний или выездных специалистов. Примеры: Эвотор 5, МТС Касса 5. Эти устройства компактны и автономны, легко подключаются к интернету и поддерживают прием онлайн-оплат.
• Фискальные регистраторы. Устройства, которые подключаются к компьютеру или планшету и используются для печати чеков и передачи данных в налоговую службу. Их часто выбирают крупные компании, которые работают с большим количеством клиентов. Например, АТОЛ 77Ф.
• Программные кассы. Решения, которые используют смартфоны или планшеты с установленным приложением для работы с кассой. Самый экономичный вариант для небольших предпринимателей, которым не нужно большое оборудование. Пример: ККТ от Яндекс.Кассы или Робокасса.

Перед покупкой проверьте, соответствует ли выбранная модель требованиям вашей сферы. Например, для медицины или образования могут быть дополнительные нюансы в оформлении чеков.

Как выбрать оптимальную онлайн-кассу?

Прежде чем сделать выбор, ответьте на несколько ключевых вопросов:

• Где вы работаете? Если у вас есть стационарный офис или магазин, подойдут более крупные фискальные регистраторы. Если вы работаете на выезде, лучше выбрать мобильную онлайн-кассу.
• Какой объем клиентов? Для крупных компаний с высоким потоком клиентов лучше выбрать кассу с быстрой печатью чеков и поддержкой интеграции с другими системами.
• Какую систему учета вы используете? Убедитесь, что выбранная касса может интегрироваться с вашей системой учета и клиентского сервиса.
• Какие способы оплаты требуются? Если вам нужно принимать онлайн-оплаты или работать с картами, выберите модель, поддерживающую эти функции.

Не стоит переплачивать за ненужные функции, но и экономить на критически важных параметрах нежелательно. Лучшая касса – та, которая полностью закрывает потребности вашего бизнеса, соответствует требованиям ФНС и при этом проста в использовании для ваших сотрудников.

С 2017 года в России действует обязательство для большинства предпринимателей и организаций использовать онлайн-кассы. Однако, несмотря на распространенность этого инструмента, в сфере образования остаются вопросы о том, когда и как применять онлайн-кассу для образовательных услуг.

Когда онлайн-касса обязательна для образовательных учреждений?

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, онлайн-касса требуется всем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые ведут расчеты с физическими лицами, если они не относятся к определенным категориям.

Обязанность использования онлайн-кассы возникает в следующих случаях:

• Расчеты с физическими лицами. Если вы принимаете оплату за образовательные услуги от родителей или студентов, будь то наличными, банковскими картами или через онлайн-оплату.
• Безналичные расчеты. Даже если оплата поступает через банковские переводы или онлайн-системы (например, через интернет-банкинг), онлайн-касса все равно обязательна.
• Отсутствие патентной системы налогообложения. Если ваш бизнес не использует ПСН (патентную систему налогообложения), то обязаны применять онлайн-кассу при расчете с клиентами.

Предпринимателю необходимо приобрести или арендовать онлайн-кассу с фискальным накопителем и подключить ее к оператору фискальных данных (ОФД). Наша компания оказывает эти услуги, вы можете обратиться в любое время!

ОФД передает данные о каждом расчете в Федеральную налоговую службу (ФНС) для контроля правильности исчисления налогов.

Когда онлайн-касса не требуется?

Есть исключения, когда онлайн-касса для образовательных услуг не требуется:

• ИП на патентной системе налогообложения. Предприниматели, оказывающие услуги дополнительного образования (языковые курсы, репетиторство и т.д.) и работающие по патенту, могут не использовать ККТ при соблюдении условий. Клиенту предоставляется документ об оплате с обязательными реквизитами (перечислены в п.1 ст.4.7 54-ФЗ). Все расчеты производятся безналичным способом. При приеме наличных или оплате картой на месте оказания услуги касса становится обязательной.
• Безналичные расчеты между юрлицами. Онлайн-касса не требуется при оплате по безналу между юридическими лицами и ИП, перечислении средств с расчетного счета на такой же счет. Исключение: если платеж осуществляется через POS-терминал или принимается наличными, применение ККТ обязательно.
• Самозанятые и ИП на НПД. Для данной категории использование онлайн-касс не предусмотрено. Требуется формирование чеков через приложение "Мой налог". Чек направляется клиенту в электронном виде. Ограничение: льгота действует только при личном оказании услуг преподавателем.
• Некоммерческие образовательные организации. Государственные и муниципальные учреждения освобождены от применения ККТ при проведении расчетов через банковские счета, оказании услуг в рамках основной образовательной деятельности. Это государственные школы и вузы, муниципальные детские сады, иные аккредитованные образовательные учреждения.

Обратите внимание на изменения в законодательстве! С 1 марта 2025 года ИП, работающие в сфере физкультуры и спорта, а также в образовательной сфере, могут не применять онлайн-кассы при безналичной оплате. Однако при расчетах наличными или электронными средствами платежа использование ККТ остается обязательным.

Важное уточнение: для образовательных организаций льгота предусмотрена только при наличии лицензии!

Согласно ФЗ № 54 "О применении контрольно-кассовой техники" все организации и ИП, принимающие оплату от клиентов, обязаны применять онлайн-кассы и выдавать чеки. То есть для юридических услуг онлайн-касса нужна. Но здесь есть исключения.

Когда юристы не применяют онлайн-кассу:

• Работа только с юрлицами и ИП по безналу. Если юридическая компания обслуживает исключительно бизнес (например, корпоративных клиентов) и не принимает платежи от физических лиц, она может не использовать кассу при соблюдении двух условий: расчеты производятся только между юрлицами и/или ИП; оплата поступает безналичным переводом на расчетный счет (без использования наличных или банковских карт). В этом случае сделка оформляется договором и платежным поручением, а чек ККТ не требуется.
• Нотариусы и адвокаты. Эти категории специалистов освобождены от обязанности применять ККТ, поскольку их деятельность не считается предпринимательской. Адвокаты осуществляют защиту прав граждан, а их услуги не приравниваются к коммерческим. Нотариусы, как правило, являются самозанятыми или частнопрактикующими специалистами, что также исключает необходимость кассы.

Таким образом, необходимость применения онлайн-кассы для юристов зависит от формата работы. Если юридическая практика строится исключительно на безналичных расчетах с организациями и ИП, а также при ведении адвокатской или нотариальной деятельности, использование ККТ не требуется. Однако во всех остальных случаях, особенно при приеме наличных или карточных платежей от физических лиц, применение кассовой техники становится обязательным.

В случае с бухгалтерскими услугами онлайн-касса нужна при работе с физическими лицам и получения оплаты наличными или картой. Все стандартно.

Если же ваши клиенты – юридические лица или индивидуальные предприниматели, и расчеты идут только по безналичному расчету (например, через расчетный счет), то использовать онлайн-кассу не нужно. Это освобождение касается только взаимных расчетов между юридическими лицами и ИП.

Или если вы принимаете наличные, но работаете как самозанятый. Самозанятые (НПД) вправе не применять ККТ при расчетах с физлицами (но должны выдавать чек через приложение «Мой налог»).

Всегда проверяйте актуальность требований законодательства, так как правила применения ККТ могут меняться.